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某国著名职场顾问、人力资源采用战略研究所董事长桑原晃弥觉得，沟通交流的方式方法有很多种，称讚、训斥、赔礼道歉等都是。但桑 原强调，沟通交流只要是错过了「最佳时机」，就毫无意义，有的时候还会造成反效果。因此表达心意，重要的是不可以弄错最佳时机，他并 提出下列3个关键点基本原则：
1.祝贺要在「当场表达」
当他人完成某项成果时，最好是当场坦率地加以称讚。要是你想「今天比较忙，之后再说吧。到时候碰见他的时候，再对他说吧！」把讚 美推迟，你可能会被当做是羡慕嫉妒他人的成功、没有自信心的人。错过了最佳时机的祝贺，不只没法表达你的心意，甚至会被看成是讽刺或 社交辞令。
2.赔礼道歉要在「事发当日」
例如，你与领导出了问题，尽管你觉得「自己并没有错」，但在下班回家的时候，只要一句赔礼道歉说：「今天给您添麻烦了」，隔天你 们的关系，就会大为不同。假如你闹意气，把这件事情放著不管，就错过了和好的最佳时机了。
3.注意要比「期限还早」
例如，顾客有什么需求要求的时候，尽管顾客没说「请尽快解决」，也需要快速回应顾客，这是基本的原则。有一些事的确是要花时间去 做的，但快速的回应顾客，会提升顾客对你的信任。即使是听到答录机讯息、或者是接收到传真的时候，只要一句「我知道了，具体情况明天 再谈」就行了，只要尽快给对方答覆就行了。
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